Türk Barter’a üyelik; firmaya Türk Barter brokerleri tarafından Sistem Tanıtımı yapılması ile başlar. Sistem Tanıtımı neticesinde üye olmaya karar veren firma; Üyelik Sözleşmesi’ni imzalayarak Üyelik Müracaat Dosyasını hazırlar. Üyenin dosyası, Kurul tarafından incelenir ve onaylanmasının ardından firmanın üyeliği kabul edilmiş olur. Üyenin, arz ve talep bilgileri sisteme kaydedilerek duyurulur. Arz ve taleplerin karşılanması esasına göre firmalar arasında “Seans” oluşturularak taraflar bir araya getirilir. Barter İşlemi için Üyeler arası anlaşma sağlanır ve gerekli kontrollerden sonra işlem uygun bulunursa, Türk Barter tarafından “Onay” verilir. Alıcı Barter Çeki düzenler. Satıcı hesabı alacaklandırken Alıcı hesabı da borçlandırılır.
Barter Ortak Pazarı’ndan talep edilen mal veya hizmetlerden Ortak Pazar içerisinde mevcut olmayanlar var ise Türk Barter tarafından firma araştırması, tespit, inceleme ve görüşmeler başlatır. Hedeflenen firmalar araştırılarak ön proje ile ziyaret edilir. Barter Sistemi hakkında bilgi verilir. Firmaya talep edilen ürün hakkında bilgi verilir. Firmanın incelemeler sonucunda olumlu yaklaşımı olur ise Üyelik Müracaatı değerlendirilir.
Barter Sistemi’nden bahsedebilmek için Türk Barter’ın kurup işlettiği sisteme üyelik sözleşmesi imzalayarak kayıtlı olmak gereklidir. Bu sürecin başka bir ifadesi de Barter Hesabı açtırmaktır. Bankalar ile çalışılırken açılan mevduat hesabı karşılığı, Barter Sistemi’nde de Türk Barter bünyesinde bir Barter Hesabı açmaktır. Bu sürecin başında da mutlaka şart ve kuralların işletilebilmesi için sözleşme yapılır.
Üyelik sürecinin başlatılmasını talep eden firma, gerekli hazırlıkları yapar. Bunun için Türk Barter’ın istediği dokümanlar; 2 adet imzalı Üyelik Sözleşmesi, Üye Bilgi Formu, Arz ve Talep Bildirim Formu, Satış Yapılması Hedeflenen Firma Bilgileri Formu, Satınalma Yapılan Referans Firma Bilgileri Formu, Faks Taahhütnamesi, İmza Sirküleri, Vergi Levhası, Kuruluş Gazetesi, Faaliyet Belgesi’dir. Başlangıçta bu evraklar talep edilirken, ileride teminata dayalı bir alım işlemi yani, kredi kullanımı söz konusu olduğunda mali ve kredi incelemesine kaynak teşkil edecek resmi onaylı dokümanlar da talep edilir. İstenen evraklar hazırlandığında Türk Barter Genel Merkezine Broker aracılığı ile müracaat yapılır. Her müracaat Kurul tarafından incelenerek onaylanır. Onaylanmış her müracaat için bir Barter Hesabı açılır.
Barter Ortak Pazarı’na dâhil olan her firmaya ait arz ve talep bilgileri, Barter otomasyon sistemine kaydedilir. Arzlar özellikle e-mail, fax, çeşitli yayın organları ve internet aracılığı ile Sistem içerisinde yer alan diğer üyelere bildirilir. Barter Otomasyon Sistemi’nde karşılaştırmalar yapılır. İncelemeler neticesinde karşılaştırılan her arz ve talep bir muhtemel işlem olarak algılanır. Bu yapı, ayrı bir alanda otomatik takibe de alınır.
Arz ve Talep karşılaştırması neticesinde muhtemel Barter İşlemleri “Seans” kapsamına alınır. Bu süreçte taraf üyeler Türk Barter brokerleri aracılığı ile bir araya getirilir. Barter İşlemi’nin gerçekleştirilmesi için gerekli desteği ve danışmanlığını sunarlar.
Alıcı ve Satıcı üye alım-satım için anlaşma sağladıklarında Satıcı üye Türk Barter Merkezini arayarak Barter İşlemi hakkında bilgileri sunar ve Barter işleminin yapılabilmesi için onay talep eder. Türk Barter Kredi Risk bölümü bu talebi incelemeye alır. Belirli değer altında olan işlem talepleri anında neticelendirilirken, bir limit üzerinde olan işlemler inceleme sürecine dâhil edilir. Özellikle Alıcı üyenin yeterli krediye sahip olup olmadığı durumlarda araştırma yapılarak şartlar uygun ise işlem için “Yetki Kodu” verilir.
Satıcı; işlem onayı için temin ettiği “Yetki Kodu” bilgisini, Alıcı üyeye ileterek Barter Çeki kesmesini talep eder. Barter Çeki, Barter İşlemlerinin gerçekliğini ve muhasebeleştirilmesini sağlayan kıymetli bir evraktır. Barter Çeki uygulamada üç nüsha kullanılır. Çek Alıcı, Satıcı ve Türk Barter taraflarına iletilir. Bu faaliyet sistem tarafından Satıcı sorumluluğuna verilmiştir. Barter İşlemlerine ait çek nüshaları Türk Barter Merkezine ulaştığı zaman Barter İşlemi kesinlik kazanır. Hesap kapatılarak işlem sonu yapılır.
Barter İşlemi’ni gerçekleştiren üyelerin Barter Hesapları Türk Barter tarafından takip edilir. Ayrıca her üye kendi muhasebesinde Barter İşlemlerini 120’li hesaplar altında kaydederek takip eder. Barter İşlemi neticesinde satış yapan üye Türk Barter hesaplarında alacaklandırılır. Eş zamanlı olarak aynı işlemdeki alıcı üye borçlandırılır.
